Schulung mit einem virtuellen Sekretär

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Organisation ist alles. Das gilt auch für eine Kreativagentur, denn Chaos und Konzept widersprechen sich grundlegend. Wir heben uns das kontrollierte Chaos in den Köpfen für Brainstorming-Stunden auf, halten uns im Arbeitsalltag aber natürlich an gängige Ordnungen, wie Kalender und Uhrzeiten.

Was brauchen wir also? Jemanden, der den Überblick hat: Wer arbeitet wann wie lange für welchen Kunden und worin besteht diese Arbeit überhaupt? Wäre dieser jemand ein Mensch, hätte er vermutlich eine Menge zu tun und ein gutes Gedächtnis.

Dieses gute Gedächtnis gibt es auch in Software-Form. Der Vorteil unseres virtuellen Sekretärs ist, dass wir alle gleichzeitig auf ihn einreden können und er trotzdem alles richtig im „Gedächtnis“ ablegt. Vordergründig erinnert er uns an Termine, listet uns Arbeits-Stunden auf und gibt Angebote fristgerecht an unsere Kunden weiter – doch im Hintergrund arbeitet so viel mehr: Optimale Ressourcenplanung und Koordination der Projekte und Abteilungen, Berücksichtigung aller Abhängigkeiten untereinander und auch Umstrukturierungen, wenn sich unerwartet die Umstände verändern. Ohne dieses Superhirn wären wir vermutlich mehrere Stunden täglich nur mit Besprechungen zur Koordination beschäftigt.

Um in der Sprache der Metaphern zu bleiben: Auch eine Software hat eine Persönlichkeit. Man kennt das ja, dass Gehirnakrobaten manchmal etwas eigen sind und man wissen muss, wie sie zu nehmen sind. Auch unser Tool hilft uns nicht aus freien Stücken, wir müssen schon liefern, was gebraucht wird. So zum Beispiel auch Termine oder Meilensteine. Aber wo? Und wie benennen wir sie? Und wer muss als Teilnehmer hinzugefügt werden? Um solche Fragen beantworten zu können, haben wir einen Anbieter-Experten eingeladen, der uns in einer ganztägigen Schulung viele Hilfestellungen, Prozessoptimierungen sowie Tipps & Tricks näher gebracht hat.

Vorbereitet hatten wir uns auf diesen Termin, indem wir offene Punkte und Fragestellungen im Vorfeld gesammelt und an den Experten gesendet haben, die in zahlreichen Praxisbeispielen am Schulungstag durchgesprochen wurden, dass wir selber die Lösung erarbeitet und das System über diesen Weg noch besser kennengelernt haben. So konnten wir merken, wo wir bereits die optimale Vorgehensweise kennen und wo vielleicht noch effektiv Zeit eingespart werden kann. Getreu dem Motto – learning by doing!

Natürlich war es keine formelle Schulstunde – wir hatten neben reichlich Lernstoff eine Menge Spaß, eine gemütliche Mittagspause beim Italiener um die Ecke und den verdienten Ausklang bei Kaffee und Kuchen für alle Teilnehmer.

Dank der Schulung haben wir nun wieder mehr Platz für das kontrollierte Chaos und reichlich Kreativität, was wir so an unserer Arbeit schätzen.